Аутсорсинг печати для большого офиса: реальная экономия бюджета

Документооборот - это не только большая нагрузка на сотрудников больших офисов, но и значительные траты на печать. Эту статью расходов можно уменьшить, если заключить покопийный контракт. Иначе говоря, воспользоваться услугой аутсорсинга печати. Если ваш офис тратит от 100 т.руб. на печать в месяц - вам будет интересно ознакомиться с тем, как и на чём можно сэкономить без потери производительности.

Что такое аутсорсинг печати?

Аутсорсинг печати - это покопийное обслуживание офисной техники, то есть заключение договора с сервисной компанией, которая возьмёт на себя все проблемы, связанные с печатью:

• Своевременное предоставление расходных материалов (их замена в аппаратах + утилизация);
• Обслуживание техники (запуск нового устройства, регулярная диагностика работы, профилактика);
• Срочный выезд при поломке оборудования;
• Ремонт оборудования;
• Предоставление заменного аппарата на время ремонта.
• Бесперебойная печать в нужном объеме: без полос, искажений и т.д.

Оплата начисляется из расчёта стоимости одной распечатки на каждом из устройств (например, за 1 страницу ЧБ печати формата А4 или цветную страницу формата А3). Подсчёт ведёт либо устройство (на современных принтерах есть счётчики копий), либо специальный софт.

Каких изменений ждать?

• Проводится начальный аудит всей оргтехники и настройка аппаратов с учётом требований.
• Устанавливаются расходные материалы с увеличенным ресурсом (стоимость распечатки сразу снижается на 25-30%)
• Возможность взять в лизинг необходимое оборудование, не приобретая его.
• IT-отдел полностью освобождается от работы с оргтехникой (ошибки, замятия, смена расходников и тп). По любому вопросу сотрудники компании могут позвонить инженеру.

В России рынок аутсорсинга печати ещё не очень сильно развит, хотя крупные компании-производители офисной техники уже несколько лет обращают внимание конечного покупателя на удобство данной услуги. И не только разрабатывают специальный софт, облегчающий документооборот (не только печать, но и архивацию, каталогизацию документов), но и добавляя в программу печати стоимость отпечатка с выведением на экран. Компания Kyocera, первая внедрившая подобное новшество, отметила, что затраты на ошибочную печать в разы снизились. Пользователи перестают бездумно отправлять задания на печать.

Плюсы покопийного обслуживания

1. Снижение трат на печать до 50% (сюда входит покупка нового оборудования, расходных материалов, ремонта, обслуживания).
2. Печать без простоя.
3. Возможность составить бюджет с реальными цифрами, без дополнительных расходов.
4. "Личный" инженер всегда на связи.

Разумеется, есть и отрицательные стороны подобной услуги:

1. Сложность расчётов для нестандартных форматов (А3 считается, как 2 копии А4).
2. Устаревший парк оргтехники, не оснащённый счётчиком снижает точность расчётов.
3. Не выгодно для небольших компаний.

Стоит или не стоит отдавать документооборот в чужие руки - решать руководителю предприятия. В любом случае, выбирайте надёжную компанию, которая ответственно отнесётся к работе.