Microsoft Teams и Office 365 могут вам помочь c гибридной работой

В течение последних полутора лет произошел масштабный переход на работу на удаленной основе, который стал одним из самых значимых событий за последние годы. Для понимания того, как подобные изменения оказывают влияние на клиентуру и персонал компании Microsoft, регулярно проводятся опросы внутри коллектива и их анализ. Согласно данным, недавно опубликованного отчета Work Trend Index, за последний год компанией было отправлено порядка 160 тысяч человек на удаленную работу, а также около 25 тысяч новых сотрудников было принято на такой основе. При этом 90% опрошенных людей отозвались, что чувствуют себя комфортно в подобных условиях и полностью вовлечены в рабочий процесс, и у них не возникает желание отвлекаться на социальные сети, мобильные игры, в том числе и онлайн-игры казино, сериалы и т.п..

Тем не менее, гарантий, что данная тенденция останется прежней во все более осложняющейся обстановке гибридной работы в мире, никто не дает. Следует начать с того, что кардинально поменялись и ожидания персонала. Отчет показывает, что 73% сотрудников хотят продолжить выполнять свою работу удаленно, но 67% из них личного взаимодействия все же не хватает. Такие парадоксальные обстоятельства становятся новой нормой, а поэтому без специальной подготовки осуществить грамотное объединение персонала в команду в подобных условиях весьма проблематично.

Организации не готовы к гибридной работе

Подавляющее большинство компаний не готовы к тому, что их сотрудники будут совмещать оба режиме работы, а именно и офисный, и удаленный. Гибридная работа представляет собой весьма сложный процесс. Персонал, работающий удаленно, чувствует себя неслышимым и невидимым. Сотрудники желают сделать рабочее пространство более открытым, однако инструментов, которые бы позволили проводить эффективные гибридные встречи, пока нет.

Прямым тому доказательством являются конференц-залы, где должны проводиться совещания на гибридной основе. Многие из них не оснащены необходимым оборудованием для осуществления данных мероприятий. Также они испытывают нехватку мебели и соответствующего программного обеспечения. Сотрудники компании Microsoft, как и других фирм, только учатся основам гибридной работы, однако заявляют, что конференции с совмещенным режимом работы служит ключом к успеху для построения рабочей культуры. При наличии подготовки должного уровня, они способствуют вовлеченности сотрудников в процесс, а также обеспечивают необходимую среду и инструменты, позволяющие улучшить связи, эффективность работы и сотрудничества.

Условия для успешной гибридной работы

Можно выделить три основных условия, доступных практически каждой компании, что позволят осуществить успешное проведение собраний и положить крепкую основу рабочей культуры:

1. Аудио.
2. Использование ноутбуков.
3. Взаимодействие.

Для того чтобы убедиться, что каждый из участников собрания может быть услышан в процессе выступлений, следует использовать лицензионный динамик Microsoft Team, в случаях, когда в конференц-зале не имеется AV-ресивера. Чтобы принять личное участие на собрании, необходимо постоянно носить с собой ноутбук, что позволит при необходимости подключиться к конференции с включенной камерой и микрофоном, работающим в беззвучном режиме.

Также следует назначить координатора гибридных встреч для регулярного проведения собраний. Он будет нести ответственность за присутствие персонала на этих мероприятиях, и устанавливать коммуникацию между ними. Также в его задачи может входить модерация чата, отслеживание поднятых рук при общении по видеосвязи и обеспечение доступа к материалам, что обсуждаются на собрании.

Офисные программы для удаленных сотрудников

В июне компанией Microsoft было объявлено о появлении новых опций, ориентированных на поддержку гибридных встреч. К их числу относится Front Row для Teams Rooms, а также обновления командного интерфейса на Surface Hub. Также было усовершенствовано рабочее пространство программы Whiteboard. Также была анонсирована тройка новейших инноваций для Teams Room:

1. Распознавание лиц, что позволит отображать имена зарегистрированных участников встречи на экране.
2. Функция активного отслеживания выступающих сотрудников с помощью искусственного интеллекта, что позволит камерам реагировать на их мимику, жесты и издаваемые ими звуки.
3. Добавление нескольких потоков видео, которые будут формироваться на панели для видео у каждого сотрудника.

Для улучшения взаимодействия между участника конференций, был обновлен «режим компаньона» в мобильной версии приложения Teams.