Как сократить расходы на офис и персонал?

В связи с недавним обвалом национальной валюты, компании потеряли часть доходов. Но, несмотря на это, многие продолжают содержать огромные офисы, не догадываясь, какой процент доходов уходит на лишние траты. Как сократить расходы быстро и эффективно? Нужно ли оставить офисную систему работы или перейти на систему внештатных рабочих.

Какие расходы опасны для бизнеса?


Всем известно деление на стратегические и не стратегические расходы. Остановимся подробнее на втором типе, обеспечивающем рабочий процесс, к ним относят:

  • Аренду офиса и коммунальные услуги
  • Закупку канцелярии и оргтехники
  • Зарплату обслуживающего персонала (вахтер, секретарь, уборщик)
Многие современные предприниматели практикуют безжалостное урезание расходов на офис, полностью отказываясь от его содержания . Они понимают, что снижение уровня зарплат штата работников – самый опасный метод экономии, уничтожающий мотивацию сотрудников.

Преимущества отказа от содержания офиса


Предприниматели старой школы при фразе «отказаться от офиса», покручивают пальцем у виска. Привыкшие контролировать работников от и до и экономить на услугах нанимаемых агентств, они упускают из виду тот факт, что это консервативная тактика. Это убийственная тактика. Почему?

  1. Попробуйте вычеркнуть расходы на аренду офиса. Весомая цифра сохраняется, не правда ли? Не лучше ли ее потратить на маркетинг и улучшение качества услуг и товаров?
  2. Сотрудники будут экономить время и деньги на проезд до работы и питание в офисе, а также не будут начинать работу в состоянии злости, получаемой от метро или маршруток.

Вспомните, «хороший работник – счастливый и сытый работник!».
Все, что потребуется руководству:

  • Внедрить видеосвязь;
  • Освоить облачную систему работы с документами;
  • Изучить опыт европейских компаний, работающих по данной схеме.
Если руководство не готово отказаться от контроля над сотрудниками, можно вывести из офиса на квартиру одного работника, привязав оклад к скорости достижения цели. В 98% случаях его продуктивность повысится! Желая освободить больше времени, сотрудники стараются скорее выполнить данные им поручения. А ведь это вам и необходимо!

Берем все лучшее от внешних фирм!


Еще один способ снизить статью расходов - использовать внештатных ("заемных") рабочих. Задумайтесь, зачем оплачивать услуги юриста или бухгалтера, необходимые лишь изредка? Не проще ли заключить контракт с юридической компанией или заказать аутсорсинг бухгалтерских услуг? И выгодно, и дешево.

Более того, если клиент останется недоволен полученным результатом, агентство бесплатно переделает работу в лучшем виде, избегая отрицательных отзывов и штрафных санкций. Внештатных работников предоставляют бухгалтерские компании, IT-агентства, рекрутские кадровые биржи, брокеры и многие другие.

Внештатные работники сэкономят фирме расходы на сотрудников и дополнительные помещения в офисе.
В развитых странах набирает популярность оплата бартерным методом и без лишних издержек. Например, фирме по ремонту и установке оргтехники нужна реклама, а рекламному агентству регулярный компьютерный мастер? Почему бы им не воспользоваться бартером, выгодным обеим сторонам.

Если отказаться от офиса нельзя?


Если офисное помещение необходимо для продажи или оно используется в качестве склада, то стоит задуматься об экономии на хозяйственных нуждах. Среди них несколько путей решения:

  1. Канцелярские нужды – закупка оптом и мониторинг цен;
  2. Бумажное обеспечение – замена электронным документооборотом;
  3. Чернила принтера – договор о регулярной заправке картриджей или принтер с внешней подачей краски;
  4. Делопроизводство – услуги фирм по заполнению бумаг;
  5. Покупка компьютерных программ – использование демонстрационных программ.
Выпишите основные траты и придумайте минимум два способа снизить их или устранить.

Практические советы от опытных владельцев


Владельцы известных брендов и крупных офисов в своей деятельности давно перешли на нехитрые и практические правила, которые существенно снижают расходную часть.

  1. «Думай, потом делай»

    Перед арендой офиса, определите, сколько именно помещений нужно. Можно ли объединить несколько отделов в одной комнате.
  2. «Не позволяйте офису быть пустым»

    Либо откройте помещение, приносящее прибыль, либо откажитесь от него.
  3. «Личный кабинет нужен только позёрам»

    Кабинет владельца полезен только для переговоров и хранения важных документов. Все остальное не более чем траты на имидж. Нужны ли они компании?
  4. «Лишняя оснащенность»

    Зачем фирмы в огромном количестве закупают кондиционеры, микроволновки и прочее, тратя баснословные суммы? Покупайте только то, что помогает сотрудникам работать, а не заставляй отвлекаться на частые чайные церемонии.
Это лишь небольшая часть уловок по снижению растрат. Советуем перенять опыт у западных фирм и свести использование офисов к минимуму. Помните, важнее стратегические траты на маркетинг, исследования и привлечение специалистов, чем на их содержание.





https://www.venture-news.ru/ipo-news/64680-mozhno-li-vyigrat-v-kazino-vsya-pravda-kotoraya-shokiruet-kazhdogo.html