Как подобрать платежный календарь под свой бизнес

На рынке представлены десятки платежных календарей, но заточены они под разные задачи. Чтобы найти оптимальный инструмент, нужно в первую очередь учитывать масштабы бизнеса. От этого зависит, кто будет работать с платежным календарем, каким должен быть его функционал и интерфейс.

Микробизнес

Представим себе компанию небольшого масштаба – совсем молодую. Скорее всего, на данном этапе любыми вопросы, связанными с учетом и финансовым планированием занимается сам директор. Решать задачи ему хочется быстро, не занимаясь копанием в настройках и финансовых терминах. Так что платежный календарь должен в первую очередь обладать понятным интерфейсом.

На рынке можно встретить платежные календари, которые существуют в связке с системой согласования платежей. В этом случае каждый платеж оформляется в виде заявки и проходит обязательный процесс утверждения прежде чем оказаться в календаре. Но руководитель небольшой компании сам инициирует платежи и осуществляет их оплату, поэтому такая система ему не актуальна. Для него будет оптимален платежный календарь, который существует как самостоятельный инструмент.

Платежные календари такого плана можно встретить в разнообразных финансовых сервисах – они хорошо покажут себя в микробизнесе.

Малый и средний бизнес

Теперь рассмотрим компанию среднего уровня. Задачи, связанные с планированием учетом, здесь более сложные, поэтому для их решения в компании есть отдельный специалист по финансам. Логично, что для работы ему нужен платежный календарь с профессиональным функционалом.

В таком бизнесе уже не обойтись без системы заявок, о которой сказано выше. Штат у компании больше, чем в микробизнесе, а в структуре выделяются отделы, у которых есть разнообразные потребности. Значит, потребности нужно собирать, оформлять в виде заявок, согласовывать и утверждать. И только после этого планировать их оплату. Поэтому в таком бизнесе важно, чтобы платежный календарь был интегрирован с заявками, то есть чтобы платежи автоматически попадали в него после утверждения.

Вместе с тем система планирования для небольшой компании не должна быть усложнена. Да, согласовывать и утверждать заявки необходимо, но излишне сложные сценарии согласования и этапы передачи ответственности не должны замедлять работу сотрудников. В конце концов, они скорее всего работают в одном офисе и могут напрямую обсудить вопросы по работе с платежами.

Малый и средний бизнес может обратить внимание на платежный календарь, созданный в программе 1С:Управляющий. Он соответствует профессиональным требованиям финансового менеджера, взаимодействует с заявками на оплату и не усложнен излишним согласованием.

Крупный бизнес

В крупных компаниях требования к платежному календарю во многом схожи со средним бизнесом. Конечно, такой компании тоже требуется профессиональный инструмент, причем работать в нем будет не один финансовый менеджер, а целая финансовая служба.

Взаимодействие платежного календаря с заявками в этом случае тоже обязательно, но с одним важным условием – процесс согласования заявок должен быть гораздо жестче. Причина в том, что в крупном бизнесе внушительный штат сотрудников. В такой ситуации приоритетной задачей при планировании становится жесткий контроль за каждым платежом. Этого можно добиться только через сложные сценарии согласования, где четко прописано, кто может создавать заявки, кто должен их согласовать, а кто – оплатить.

Такие системы планирования можно встретить в 1С:ERP или в 1С:Комплексной автоматизации. Обе программы автоматизируют все бизнес-процессы крупных компаний, поэтому нужно учитывать, что интерфейс платежного календаря будет достаточно сложным из-за обилия функций и связей.